Sekretariat
Ziele
Unsere Ziele sind die vollständige und korrekte Abwicklung des Posteingangs- und Postausgangsprozesses. Unser Ziel ist es ebenfalls, die E-Mail-Eingänge und Ausgänge zu organisieren und diese dann in die entsprechende Abteilung zu übermitteln.
Aufgaben
Die Kernaufgaben in dieser Abteilung sind, die Prozesse des Posteingangs und des Postausgangs zu managen. Zu Beginn jeder Übungsfirma-Einheit wird zunächst die aktuelle Post aus dem Postfach (befindet sich im Sekretariat der Schule) geholt, abgestempelt und in das Posteingangsbuch eingetragen. Anschließend werden die E-Mails von unserer Businesswebmail und die E-Mail-Eingänge in Outlook ausgedruckt, ebenfalls abgestempelt und in das Posteingangsbuch eingetragen. Danach werden die einzelnen Briefe, Bestellungen, Mahnungen, usw. an die einzelnen Abteilungen und Personen verteilt. Eine weitere Aufgabe ist Schreiben von E-Mails für die anderen Abteilungen, sowie an andere Übungsfirmen. Außerdem sind wir für die Vermittlung und Dokumentation von Telefonaten, die Kopiertätigkeiten für andere Abteilungen und die Verwaltung des Büromaterialen zuständig.
Anforderungen
Um in der Sekretariats-Abteilung zu arbeiten sollte man vor allem ein Organisationstalent sein und mit den anderen Abteilungen regelmäßig kommunizieren. Außerdem ist es sehr wichtig, belastbar zu sein.
Weitere Anforderungen:
- Kontaktfreudigkeit
- Flexibilität
- Pünktlichkeit
- Zuverlässigkeit
- Eigenverantwortung